TẠI
SAO, KHI NÀO NÊN DÙNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE ?
1. Nhu cầu quản lý
Trước hết, bạn cần xác
định nhu cầu quản lý kế toán của doanh nghiệp bạn thế nào. Bạn biết đấy, phần mềm kế toán online cho
phép nhân viên kế toán các chi nhánh, phòng ban cập nhật số liệu và tự động
đồng bộ trên hệ thống đến máy chủ của kế toán trụ sở chính, kế toán trưởng mà
không cần nhập liệu lại. Giám đốc chỉ cần vài cú nhấp chuột có thể kiểm soát
tình hình kế toán tài chính dù
ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.
Nếu sếp của bạn không
yêu cầu kiểm soát kế toán mỗi dịp đi xa, không cần báo cáo mọi lúc mọi nơi, cập
nhật tức thời thì phần mềm kế toán offline vẫn là lựa chọn tuyệt vời. Còn nếu
bạn vẫn thích sự nhanh chóng, tiện lợi của phần mềm kế toán online thì hãy sử dụng nó.
2. Quy mô doanh nghiệp
Thông thường, một
doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ sẽ chưa đến mức yêu cầu phần mềm kế toán offline
hay online mà chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, đủ để kiểm soát thông tin
tài chính.
Nhưng nếu doanh nghiệp
ngày càng phát triển thành doanh nghiệp lớn, mở rộng quy mô sản xuất, chi nhánh
thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm kế toán online. Công việc kế toán sẽ trở nên dễ dàng hơn,
nhanh chóng hơn khi thông tin dữ liệu sẽ được cập nhật đồng bộ từ chi nhánh đến
trụ sở kế toán chính.
Còn nếu doanh nghiệp
bạn vẫn muốn sử dụng phần mềm kế toán offline thì hãy lưu ý đến quy trình cũng
như mức độ sai sót có thể xảy ra. Hàng tuần, hàng tháng, bộ phận quản lý
kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các phòng kế toán, chi nhánh, xử lý số liệu
thành một bản báo cáo chung. Quá trình này có thể mất thời gian hơn và xảy ra sai
sót bất cứ lúc nào.
3. Ngân sách đầu tư
Hầu hết doanh nghiệp
cho rằng, chi phí trọn gói cho một phần mềm kế toán offline, chi phí phát sinh
hàng kỳ, chi phí tư vấn, đào tạo sử dụng phần mềm không quá tốn kém, nằm trong
khả năng của doanh nghiệp. (khoảng 3 triệu đồng trở lên cho một phần mềm kế
toán offline trên thị trường hiện nay)
Tuy nhiên, ngoài những
chi phí kể trên, doanh nghiệp bạn cũng cần đầu tư cơ sở vật chất như máy tính,
máy in, máy, bảo trì máy móc định kỳ, đầu tư cho hệ thống bảo mật dữ liệu,… Các
khoản chi phí này cũng không hề nhỏ và có thể phát sinh bất cứ lúc nào.
Nhưng nếu doanh nghiệp
lựa chọn phần mềm kế toán online, đặc biệt phần mềm trọn gói từ phía nhà cung
cấp thì những khoản chi trên sẽ tiết kiệm được đáng kể vì đã có nhà cung cấp
bao hết. Như vậy, bạn đã biết mình nên sử dụng phần mềm kế toán nào chưa?
4. An toàn dữ liệu
Như bạn
biết, phần mềm kế toán offline yêu cầu bạn nhập liệu thủ công và được lưu trữ
trên máy chủ. Mức độ an toàn, bảo mật phụ thuộc vào người nhập liệu, tác động
khách quan như mất điện mà chưa kịp lưu, hỏng hóc ổ cứng,…
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có nhân viên kế toán
chuyên nghiệp, phụ trách đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu thì sử dụng phần mềm kế
toán online sẽ là giải pháp tốt. Vì bạn nhập liệu đến đâu,
thông tin được lưu trữ ngay đến đó và phía nhà cung cấp có trách nhiệm bảo mật
theo hợp đồng.
Từ những thông tin trên, bạn đã xác định được
doanh nghiệp mình nên sử dụng phần mềm kế toán nào rồi chứ? Phần mềm kế toán
online hay offline cũng đều giải quyết tốt giúp bạn bài
toán hạch toán kế toán mỗi kì. Hãy lựa chọn và sử dụng linh hoạt nếu bạn thấy
phần mềm nào phù hợp với hoàn cảnh và mục đích làm việc của mình để đạt hiệu
quả tốt nhất nhé!
Phần mềm kế toán ACSoft_ Làm việc từ xa dễ dàng trong mùa
dịch
Liên hệ: 1900.63.61.03 để được tư vấn và dùng thử